Расчет и компенсация отпускных при увольнении

Расчет отпускных при увольнении это довольно простая процедура. Тем не менее, многие новички бухгалтера допускают на этом этапе множество ошибок. Эти ошибки могут привести к длинной цепочке перерасчетов на следующем месте работы. Чтобы избежать такой ситуации нужно структурировать последовательность действий.

Законодательная база

Прежде всего, необходимо ознакомиться с Постановлением правительства № 922 от 24.12.2007 года. Именно оно регламентирует расчет суммы отпускных и компенсаций за неиспользованный работником отпуск. Трудовой кодекс РФ в статье 140 указывает на то, что расчет нужно осуществить в день увольнения работника. Если этот пункт не был соблюден, то работник может написать требование о расчете или обратиться в суд с иском о несоблюдении сроков выплат.

Для того чтобы сделать верный расчет отпускных при увольнении в 2016 году, нужно воспользоваться следующей инструкцией.

Выбирается расчетный период. Расчетный период это весь предшествующий увольнению год. Дальше нужно определить доход сотрудника за этот период. При этом из суммы заработка вычитаются суммы, не являющиеся оплатой труда. Ведь они уже были рассчитаны по среднему.

Определение календарных дней Для этого нужно будет сложить показатели по всем 12 месяцам. Например, за полностью отработанный месяц в расчет идет 29,3 дня (согласно новым поправкам от 02.04.2014 года), а если в месяце есть дни, оплаченные по среднему заработку, то тут пригодится специальная формула. Из количества календарных дней месяца вычитаются дни, оплаченные по среднему. Дальше эту разницу умножают на 29,3 и делят на первый показатель (на количество календарных дней месяца). Сложив все 12 сумм можно легко получить количество календарных дней расчетного периода.

Рассчитывается среднедневной заработок.  Для этого нужно сумму из 1-го пункта разделить на 2-ой пункт данной инструкции. Полученная сумма и будет средним заработком за один рабочий день.

Определение количества дней отпуска. Обычными отпускными все понятно, их количество указывается в заявлении и приказе на отпуск. А как посчитать неиспользованный отпуск?

Этот расчет лучше всего представить практическим примером:

• Гипотетический сотрудник отработал в организации 2 года, 3 месяца и 4 дня. За это время он несколько раз был в оплачиваемом отпуске (56 дней) и один раз уходил в отпуск на 17 дней без сохранения заработной платы, то есть за свой счет.
• Для расчета стажа работы этого сотрудника в организации надо округлить дни неполного месяца. Если их больше 15, то в расчете участвует месяц, а если меньше 15, то они не берутся в расчет. Документально отработанное сотрудником время равно 27 месяцам и 4 дням. Из этих цифр вычитается 3 дня (отпуск за свой счет превысил 14 дней на 3 дня). Полученные 27 месяцев и 1 день округляются до целого числа, то есть до 27 месяцев.
• Рассчитывается количество положенных дней отпуска. Учитывая, что за каждые 12 месяцев работнику положено 28 дней отпуска, то формула будет выглядеть так: 28/12*27=62,99 дня.
• Из полученной суммы отпускных дней вычитаются 56 дней оплаченного отпуска. 62,99-56=6,99 дня. Полученная сумма дней является неиспользованным отпуском.

5. Конечный расчет суммы компенсации за неиспользованный отпуск. Он будет равен произведению среднедневного заработка и количества дней отпуска (или неиспользованного отпуска).

Особенности расчета отпускных выплат в 2016 году

Существуют некоторые тонкости при расчете отпускных в момент увольнения. При расчете количества календарных дней расчетного периода праздничные и выходные дни не учитываются. Сумма, выплаченная за неиспользованный отпуск при увольнении, облагается налогом на доходы физических лиц на общих основаниях.

Если ежегодная индексация заработной платы в организации приходится на момент увольнения сотрудника, то его отпускные нужно скорректировать на уровень индексации. При повышении окладов согласно внутренним приказам организации также придется повышать и сумму оплаты за неиспользованный отпуск при увольнении. Существует несколько вариантов индексации отпускных. В расчете всегда участвует коэффициент увеличения оклада. Для его определения необходимо новый оклад разделить на старый оклад.

Согласно статье 136 ТК РФ сумма отпускных должна быть перечислена сотруднику за три дня до начала его отпуска. Всем бухгалтерам доставляет неудобство расчет отпускных за отпуск, который начинается с начала месяца. Ведь для расчета понадобятся начисления за предыдущий месяц. Эти начисления, как правило, еще неизвестны. Тогда расчет делается не по организации в целом при помощи программных продуктов, а по конкретному человеку ручным методом.

Документально основанием для расчета компенсации за неиспользованный отпуск является приказ, подписанный руководителем организации и начальником подразделения, из которого увольняется сотрудник. В приказе должна содержаться информация о количестве дней отработки. Также на нем должна быть отметка бухгалтерии о нулевой задолженности за сотрудником, если он являлся материально ответственным или подотчетным лицом.

Обязательность выплаты компенсации регулируется законодательством и выплачивается вне зависимости от причин расторжения трудового договора. В день увольнения задолженность предприятия перед сотрудником должна быть полностью погашена.

Ссылаясь на статью 137 ТК РФ можно удержать из выплат работнику сумму отпускных, если отпуск сотрудник уже отгулял.

Увольнение и расчет компенсации за неиспользованный отпуск оформляется следующими документами:

• приказ об увольнении;
• записка-расчёт при расторжении договора с сотрудником;
• справка 2-НДФЛ за текущий год;
• справка о доходах для расчета пособий по временной нетрудоспособности за последние два года.

Последние два документа в обязательном порядке выдаются на руки бывшему сотруднику. Их необходимо будет предоставить в отдел кадров на следующей работе для начисления пособий. Иначе расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам будет рассчитываться исходя из минимальных размеров, утвержденных законодательством.