Как правильно написать доверенность

Рассмотрим более подробно, как правильно написать доверенность. Ведь при оформлении доверенности важно не просто составить ее по образцу, но и выполнить все последующие действия: заверения у нотариуса, подтверждение свидетелей и так далее. К тому же необходимо учитывать
срок доверенности и множество других индивидуальных факторов при написании текста доверенности и соответственно принимать дальнейшие юридические действия.

Алгоритм, как правильно написать доверенность

Доверенность – прежде всего документ, потому его нельзя отдельно от общего документооборота фирмы рассматривать. А раз так, то как и для любого другого документа, необходимо определить порядок его составления и оформления, подписания, согласования, выдачи, регистрации, порядок отзыва, хранения, контроля выполнения доверенностей.

На большинстве предприятиях порядок работы с доверенностями не регламентируется. Зачастую доверенности подготавливаются юристами, и порядок подготовки доверенностей определяется, скажем так, «на словах». Однако на крупных предприятиях, обычно, его закрепляют в нормативном локальном акте. При этом возможны два варианта:

  • утверждение общего порядка регистрации и выдачи доверенностей по приказу организации;
  • утверждение Инструкции о порядке выдачи, подготовки, отзыва, учета и контроля выполнения доверенностей.

В случае, когда Предприятие выдает много доверенностей, порядок работы с ними требует четкой регламентации, потому такой порядок можно закрепить в нормативном локальном акте, к примеру, в Инструкции по учету, подготовке, отзыву, выдачи и контролю применения доверенностей.

Рассмотрим, какие главные разделы содержит такая Инструкция (обратим внимание, что эти разделы примерные, можно их дополнять или исключать соответственно с потребностями):

  1. Общие положения.
  2. Ссылки на нормативы.
  3. Общие правила обращения с доверенностями на предприятии:
    1. Процедура оформления запроса на приготовление доверенности.
    2. Приготовление доверенностей ( оформление на фирменном бланке, ответственные, создание типовых форм доверенностей, требования в отношении текста доверенности).
    3. Проставление оттиска печати, подписание, выдача и регистрация доверенностей (ведение журнала регистрации доверенностей).
    4. Порядок по отзыву доверенностей.
    5. Контроль выполнения доверенностей.
    6. Порядок проведения регистрационного дела доверенностей.
  4. Порядок пересмотра Инструкции.
  5. Ответственность по Инструкции.

Инструкцию утверждают приказом предприятия. Нормативными локальными актами нужно предусмотреть варианты отзыва доверенности, который вам больше всего подходит. Кроме этого, необходимо четко прописать, за какое время необходимо вернуть доверенность, которая отозвана.

Контроль за выполнением доверенностей возлагают на руководителя структурного подразделения, который инициировал подготовку доверенности. Этот раздел Инструкции не обязательный. Если все-таки решите его включить, то нужно прописать процедуру этого контроля. Взять на контроль выполнение всех доверенностей почти невозможно. Однако в Инструкции можно прописать контроль выполнения тех доверенностей, которые выдаются, к примеру, на исполнение разовых действий или для исполнения определенного поручения, к примеру, для переоформления лицензий. Для контроля выполнения этих доверенностей можно руководителя структурного подразделения, который инициировал подготовку доверенности, обязать ежеквартально (или ежемесячно) представлять отчет об исполнении конкретных поручений, на основе полномочий, которые определены в доверенностях. Отчет можно представлять одному из руководителей зависимо от структуры предприятия или организации.

Подготовку доверенностей на предприятии можно осуществлять:

  • непосредственно подразделением, которое является инициатором приготовления доверенности. В таком случае особенное значение имеют типовые формы доверенностей, которые утверждают на предприятии в установленном порядке;
  • юридической службой (при отсутствии юридического отдела/юридической службы юристом);
  • доверенности на получение материальных и товарных ценностей оформляют управления (департаменты) бухгалтерского учета.

На больших предприятиях приготовление доверенностей возлагают на юридический отдел (юридическую службу). Поэтому необходимо четко определить порядок предоставления информации для приготовления доверенности. Для таких целей обыкновенно подготавливают запрос. Запрос на приготовление доверенности оформляют в виде служебной записки на имя руководителя юридического отдела (юридической службы). В нем указывают:

  • Ф.И.О и должность лица, которому доверенность выдается,
  • прилагается частично копия паспорта,
  • название организации, куда доверенность будет представляться,
  • полномочия,
  • срок доверенности,
  • ссылка на возможность/невозможность передоверия.

Если в силу специфики деятельности на предприятии часто применяются однотипные доверенности, то приказ по предприятию может утвердить формы однотипных доверенностей; в таком случае типовые доверенности будут подготавливать ответственные исполнители, а юридическая служба будет лишь проверять их тексты на соответствие стандартным. Также для упрощения документооборота возможно предусмотреть приготовление доверенностей по стандартной форме без запроса. Шаблон данной доверенности можно в СЭД настроить или выложить текстовым файлом на сервере предприятия в локальной сети, чтобы все, кому необходимо, могли ею воспользоваться. Это уменьшит число ошибок при оформлении доверенностей.

Скачать алгоритм, как правильно написать доверенность

 

Оставьте первый комментарий

Оставить комментарий